Zwolnienie pracownika to najtrudniejsza decyzja, z którą zmierzy się każdy początkujący manager. To tylko kwestia czasu, kiedy to nastąpi. Sytuacja jest o tyle trudna, że wraz z decyzją wiąże się przekazanie dramatycznej informacji drugiej osobie. Nie wierzę, kiedy doświadczony manager mówi, że nabrał w tym wprawy i nie ma z tym problemu. Bo – jeśli tak jest – to chyba minął się z powołaniem i nie powinien nigdy zarządzać ludźmi.
Można jednak zwolnić pracownika z zachowaniem pełnego szacunku dla niego samego, dla jego emocji i sytuacji, w jakiej się znalazł. Oto 5 kluczowych elementów, które powinny mieć miejsce w czasie zwalniania pracownika.
Okazanie szczerych intencji i cel spotkania
Mając do przekazania trudną decyzję, niemal automatycznie pojawia się chęć ucieczki od tematu lub zrobienia „odpowiedniego” podkładu. Czasami też nieświadomie przeciągamy moment użycia najtrudniejszych dla nas słów, takich jak „zwalniam cię”. To poważny błąd. Bez względu na trudności, które dotykają Ciebie w tej sytuacji, właściwy cel rozmowy powinien być przedstawiony w pierwszych słowach spotkania, najlepiej w pierwszym zdaniu. Możesz zacząć następująco: „To jest dla mnie bardzo trudna rozmowa i długo się do niej zbierałem. Mam ci do przekazania trudną decyzję”.
Nie należy się jednak obawiać odłonięcia własnych intencji, jako szefa. Jeśli faktycznie jest to dla Ciebie trudne – powiedz to. W moim przekonaniu, okazanie prawdziwych intencji przełożonego, jest konieczne do zbudowania wzajemnego zaufania i szansy na porozumienie podczas rozstania. To odsłonięcie musi zawierać prawdę i być dostosowane do Twojej osobowości. Czasami wystarczy jedno krótkie zdanie, czasami nie. Ale element ten musi się pojawić na początku rozmowy.
Decyzja o zwolnieniu i krótkie uzasadnienie
Ogromne znaczenie mają słowa, które zostaną użyte podczas tej rozmowy. Inny przekaz ma sformułowanie „musimy się rozstać”, a inny – „zwalniam cię”. Lider bierze na siebie odpowiedzialność za swoją decyzję (a przynajmniej tak powinien…), stąd konieczność użycia takich właśnie dosadnych słów, jak „zwalniam cię”. Użycie wszystkich innych sformułowań typu „nie mam wyboru”, „musimy się rozstać” czy nawet „musisz odejść” powoduje, że pracownik skorzysta z danej mu szansy na negocjowanie decyzji i niepotrzebne dyskusje.
W tego typu komunikatach, zawsze używaj pierwszej osoby liczby pojedynczej „(ja) podjąłem decyzję, że cię zwalniam”, „(ja) zdecydowałem, że ciebie zwalniam”, nigdy nie używaj sformułowań typu „(my) zdecydowaliśmy”lub „(oni) zdecydowali”. To osłabia komunikat. Osłabia też Twój autorytet.
Wielu managerów podczas uzasadnienia podjętej decyzji dostaje słowotoku, w czasie którego łatwo o ocenę i udzielanie „dobrych” rad pracownikowi. Te z kolei ranią zwalnianego, naruszają jego godność oraz skłaniają do walki i polemiki. A przecież nie o to nam chodzi. Zatem ogranicz się tylko do tych słów, które muszą paść na tym spotkaniu. Unikaj dyskusji i nie daj się wciągnąć we wzajemne przepychanki.
Uzasadnienie decyzji powinno być krótkie i powinno odnosić się do prawdziwych interesów managera, np.: „Podjąłem tę decyzję, ponieważ trzykrotnie publicznie podważyłeś mój autorytet. Naraża to mnie na rozbicie zespołu i wynikające z tego konsekwencje. Nie chcę dłużej ponosić takiego ryzyka”.
Ochrona decyzji – zdarta płyta
Tak jak wspomniałam, najważniejszym Twoim zadaniem na tym etapie rozmowy jest to, aby nie dać się wciągnąć w dyskusję, choć przygotuj się na pytania typu: „Dlaczego ja, a nie ktoś inny?”, „Jak mi udowodnicie, że nie nadaję się do pracy?”.
Zamiast dyskutować z obronnymi wypowiedziami pracownika, używaj zdartej płyty, nawiązując do jego wypowiedzi i jednocześnie podtrzymując swoją decyzję: „Rozumiem, że uważasz tę decyzją za niesprawiedliwą i obawiasz się o bezpieczeństwo swojej rodziny, ale moja decyzja jest ostateczna i jej nie zmienię”.
Negocjacje dotyczące sposobu rozstania
Ten etap przenosi pracownika z poziomu teraźniejszości na przyszłość. Zaczyna do niego docierać, że nie ma on wpływu na Twoją decyzję o zwolnieniu, ale ma wpływ na to, co się wydarzy później. Możesz powiedzieć:
„Tak jak mówiłem już wcześniej, nie zmienię swojej decyzji, ale chcę porozmawiać z tobą o sposobie rozstania. Zależy mi na tym, abyś sprawnie przekazał swoje obowiązki i jak najszybciej rozliczył się z firmą. Chcę w ten sposób uniknąć napięć w pracy zespołu, za który odpowiadam. Czy jest coś, czego szczególnie obawiasz się w związku z odejściem z firmy”?
Nie obawiaj się zadać tego pytania. Jeśli bowiem nie naruszysz godności pracownika, zachowa się on racjonalnie i poprosi o rzeczy możliwe do spełnienia.
Targuj się
Targowanie? Tutaj? Nooo tak. I jest to jedyne miejsce na ten cel podczas rozmowy o zwolnieniu. Tak naprawdę pracownik zwalniany nie może skłonić Cię do zmiany decyzji, bo ona jest nieodwołalna. Nie może podyskutować z Tobą na temat tego, co zrobiłeś, a czego nie w przeszłości, bo przecież nie ma to już znaczenie. Ale możesz targować się z pracownikiem o zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy, o długość okresu, w którym pracownik pozostanie w zatrudnieniu, o dni urlopu, które możesz, lecz nie musisz wliczać w okres wypowiedzenia. Wreszcie pracownik może targować się o zasady rozstania: kto zakomunikuje ten fakt współpracownikom i pracownikom, i w jaki sposób to nastąpi? Może też negocjować użytkowanie samochodu służbowego, laptopa, telefonu komórkowego, jeśli oczywiście są to narzędzia jego pracy.
Twoim zadaniem jest dojście do tego miejsca w jak najkrótkszy sposób. I aby do tego momentu dotrzeć, możesz powiedzieć:
„Tak jak ci już mówiłem, decyzję podjąłem i jej nie zmienię. Ale możemy przedyskutować długość okresu wypowiedzenia, aby był dla nas obojga do zaakceptowania”.
Nie ustępuj na tym etapie zbyt łatwo, bo narażasz się na eskalację żądań ze strony pracownika. I stosuj się do 3 punktów:
- ustępuj z trudem, podkreślając swój wysiłek i koszty, które będziesz musiał ponieść;
- uszanuj człowieka i doceń jego potrzeby;
- w zamian za ustępstwo zawsze zażądaj zaspokojenia Twojej ważnej potrzeby.
Być może masz inne doświadczenia, z którymi chciałbyś się tu podzielić, to śmiało! A jeśli uważasz, że w tym wpisie warto dodać coś jeszcze, to dopisz swoje wniosku w komentarzu. Z przyjemnością zapoznam się z nimi i wezmę do serca.
Zpraszam Cię też do zapoznania się z ofertą szkolenia online, w które wkładam ostatnio całe swoje serce. Szkolenie kieruję do osób początkujących w roli lidera lub takich, którzy chcą podnieść poziom swoich umiejętności w tym zakresie. Kliknij i przekonaj się sam:
